【段取り力で差をつける】早く、ムダなく、スマートに仕事をこなす方法とは？

仕事の進め方にムダが多く、
時間がかかってしまう…

そんなとき、
まず見直したいのが「段取り力」。

段取り力とは、

アドバイザー

必要なタスクを
効率的に計画し実行する能力のこと

段取り力が高い人は…
仕事やプライベートで多くの成果を出し、
周囲から頼りにされます。

当然、職場での評価も高い。

｢あの人はできる｣と言われる
ビジネスパーソンの特徴のひとつです。

そこで、今回は…

アドバイザー

｢段取り力｣をテーマに解説！

段取り力が高い人の２つの特徴
ビジネスシーンでの活かし方

この２つを紹介します。

段取り力は、才能ではなくスキルです。
磨けば、身につく仕事術。

段取り力を向上させて、あなたも…
業務効率をアップさせましょう。

Contents

段取り力が高い人の２つの特徴
- タスクに優先順位を適切につけることができる
- ビジネスシーンに応じて柔軟にタスクを実行できる
段取り力が高い人のビジネスシーンでの活かし方

段取り力が高い人の２つの特徴

タスクに優先順位を適切につけることができる

段取り力の高い人の特徴、１つ目は
｢タスクに優先順位を適切につける」ことです。

解説画像：タスクに優先順位をつける重要性と、時間や労力のムダを削減して効率化するメリットをまとめた図解

タスクに優先順位をつけるとは
仕事の目的や目標に沿って、

アドバイザー

作業の重要度や緊急度を判断し、
順番を決めること

タスクに優先順位をつけることで、
ムダな時間や労力を削減することができます。

優先順位のつけ方を３点ご紹介します。
自分に合った方法を見つけて、
タスクの優先順位をつけてみましょう。

➊ ＡＢＣ法

タスクをＡ（最優先）Ｂ（次点）Ｃ（最低）の３つのグループに分ける方法

➋ アイゼンハワーのマトリクス

タスクを重要度と緊急度の２つの軸で分類する方法

➌ ポモドーロ・テクニック

タスクを優先度順にリストアップし、25分の集中時間と５分の休憩時間に分割する方法

ここでは…
❷ アイゼンハワーのマトリクスを紹介。

解説画像：緊急度と重要度に基づき業務をA〜Dの領域に分け、どのタスクから手をつけるべきか判断基準を整理したアイゼンハワーのマトリクスの図解

➊ Ａ領域：最初にやる

緊急かつ重要なタスクで、今すぐに対処しなければならないものです。
たとえば、期限間近のプロジェクトや重要なメールなどがあります。

➋ Ｂ領域：予定に入れる

重要だが緊急ではないタスクで、長期的な目標に関係するものです。
たとえば、長期プロジェクトの計画や自己啓発、人間関係の構築などがあります。

➌ Ｃ領域：ほかに任せる

緊急だが重要でないタスクで、早めに対処する必要があるが、自分でやる必要がないものです。
たとえば、経費の処理や社内レポートなどです。

➍ Ｄ領域：削除する

緊急でも重要でもないタスクで、やらなくても問題ないものです。
たとえば、一斉メールの対応や無意味な打合せなどです。

ビジネスシーンに応じて柔軟にタスクを実行できる

段取り力の高い人の特徴、２つ目は…
ビジネス環境に応じて
｢柔軟にタスクを実行できる」ことです。

解説画像：自分視点だけでなく上司や取引先などの外部要因を意識し、状況に応じてタスクを柔軟に変更する段取りのコツをまとめた図解

優先順位は、自分視点だけでは決まりません。

たとえば重要度。

アドバイザー

仕事の重要度は
個々の主観により差が出ます

ビジネスシーンでは、
上司、取引先、顧客の価値観や嗜好により、想定していた優先順位を柔軟に変更することが必要。

たとえば、以下の３つでは、
違う対応が求められます。

解説画像：上司・取引先・顧客の3つの視点から、相手の本当のニーズや期待を把握して仕事の優先順位を判断するポイントをまとめた図解

➊ 対：上司

上司からのタスクに対しては、期限や目標を確認し、進捗状況や問題点を定期的に報告することが必要。
大切なことは、上司によって報告の頻度やタイミング、提案の順序などが変わることです。
タスクの優先順位も変わります。
まずは、コミュニケーションをとおして、上司の価値観を知ることから始めましょう。
上司がどんな畑を歩いてきたか、その情報を得るだけでも優先すべきタスクが見えてきます。

➋ 対：取引先

取引相手のタスクに対しては、相手のニーズや期待を把握し、自分（自社）の能力やリソースを考慮して、現実的な約束をすることが大切になります。
そのためには、現在自分（自社）にできることを把握しておくとともに、｢いつまでに何ができるか」という想定が必要です。
そこで、自分（自社）の業務遂行能力を踏まえて、あらかじめタイムスケジュールを含めた段取りを準備して交渉に臨みましょう。

➌ 対：顧客

顧客からのタスクに対しては、顧客の満足度や感情を重視し、丁寧かつ迅速に対応することが大切になります。
また、顧客の要望や苦情に対応できるように、自分の権限や責任を明確にし、必要に応じて他の部署や上司と連携することも大切です。
とくに大切なのは、感情面の対応です。
顧客の欲しい、知りたい、行きたい、不安、心配といった感情を充足させることを、タスクの上位に位置づけます。

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