【伝達力を高める方法】話す前の脳内編集で差をつける！

❶  目的：質問の目的を明確にする。

質問の目的を明確にすることで、質問の内容を絞り込み、より効果的な質問をすることができます。
目的とは、講演内容や議論のポイントを理解する、意見を述べて議論を活性化する、関連する追加情報を得るなどです。

❷ 具体化：質問内容を具体的にする。

質問内容を具体的にすることで、回答者も答えやすく、より有益な回答を得ることができます。
たとえば、具体的な事例を挙げる、数字やデータに基づいて質問する、Yes/Noで答えられる質問にするなどです。

❸ 順序化：質問の順番を考える。

複数の質問がある場合は、順番を考えて質問します。
質問の順番を考えることで、論理的な流れで質問することができます。
たとえば、最初の質問で自分の理解の正誤を確認する、重要な質問は最後にする、関連する質問はまとめて質問するなどです。

❹ 編集：❶～❸を踏まえて質問の構成を編集する。

話す前に構成を編集することで、スムーズに質問することができます。
会議やセミナーの場合は、メモに質問内容を書き出し、順番を整理する作業が必要。
最後に、ワンセンテンスを短くするなど言い回しを工夫することも忘れずに。

❶ 目的

• 先ほどのお話で「AIは今後人間の仕事を奪ってしまう」とおっしゃいましたが、具体的にはどのような仕事が奪われるのでしょうか？
• AIの導入によって、どのような倫理的な問題が生じる可能性がありますか？

❷ 具体化

• 私もAIは今後社会に大きな影響を与えると思うのですが、どのように活用していくべきだと思いますか？
• AIの開発において、特に重要だと思うポイントはどのような点でしょうか？

❸ 追加情報の獲得

• ご講演の中で紹介されたAIに関する書籍は、どのようなものがありますか？
• AIに関する最新の情報はどこで入手することができますか？

❶ 結論：報告全体の要約を簡潔に伝える。

聞き手が最初に知りたいのは結論。
たとえば、プロジェクトの成否、期待値の達成度などです。
結論を先に述べることで、聞き手は、その後に説明される内容を理解しやすくなります。

❷ 背景：結論に至るまでの背景を説明する。

背景とは、結論・結果に至った理由や経緯、関連する問題や課題などです。
背景を説明することで、聞き手は結論の根拠を理解できます。

❸ 状況：現在の状況を具体的に説明する。

状況を説明することで、聞き手は問題の深刻度や解決に向けた取り組みを把握できます。
ここでの状況とは、進捗状況や対応状況などです。

❹ 対策：状況を踏まえた対策を説明する。

対策を示すことにより、聞き手は問題解決に対する見通しをもつことができます。
問題解決策のほか、スケジュールや責任者、必要な支援を含めて話すと具体的になります。

❺ 今後の見通し：報告以降の計画を説明する。

見通しの内容は、今後の目標や予定、起こりうるリスクなどです。
今後のことを説明することで、聞き手は必要なサポートやリソースの必要性を理解できます。

❶ 結論

新規顧客獲得に向けた営業戦略ですが、顧客ターゲットを絞り込み、SNSを活用したマーケティング施策を実行しようと考えております。

❷ 背景

理由は、既存顧客の売上成長が鈍化しているためです。

❸ 状況

市場調査の結果、20代から30代の女性を顧客ターゲット設定することが有効であると判断しました。
この年代の女性は、ファッションやビューティーに関する消費意欲が高く、特にオンラインショッピングの利用頻度が増加しています。
また、SNSを通じた情報収集や口コミの影響を受けやすい傾向にあります。

❹ 対策

InstagramやPinterestなどのプラットフォームを利用して、視覚的に魅力的なコンテンツを展開します。
さらに、該当年代の女性に人気のあるインフルエンサーと提携し、製品の魅力を自然な形で伝えてもらいます。

❺ 今後の見通し

来週までに、SNSを活用したマーケティング施策の具体的なプランを作成します。

❶ 目的の明確化：指示の目的を簡潔に伝える。

指示の目的とは、業務目標を達成するための指示、発生している問題を解決するための指示、部下のスキルを向上させるための指示などです。
指示の目的を明確にすることで、必要な指示内容を絞り込み、より効果的な指示を出すことができます。

❷ 指示内容の具体化：指示内容を具体的にする。

目的や目標、期待する成果、期限、チーム体制、具体的なタスク、利用可能なリソース、進捗の報告方法、フィードバックの機会などが指示内容です。
これらを押さえることで、部下は指示されたタスクを正確に理解し、効率的に作業を進めることができます。

❸ 重要ポイントの強調：優先事項を明らかにする。

とくに注意が必要なポイントや、優先順位の高いタスクについて強調します。
複数のタスクがある場合は、重要度と緊急度に基づいて優先順位をつけることが重要。
これにより、部下は最も重要なタスクから取り組むことができ、効率的な時間管理が可能になります。

❹ 指示の順序化：指示事項の順序を考える。

指示の順番を考えることで、論理的な流れで指示することができます。
重要な指示は最初に指示したり、関連する指示はまとめて指示したりするなどです。

❶ 目的の明確化

来週のクライアントミーティングに向けて、プロジェクトの進捗報告書を作成してください。

❷ 指示内容の具体化

報告書には、これまでの成果と今後の計画を含めて、詳細なデータと分析を盛り込むこと。必要なデータや資料は共有ドライブにアップロードしてあるので、そちらを参照してください。
期限は明後日。もし何か質問があれば、いつでも私に連絡してください。
進捗状況については、明日の午後３時までに簡単なアップデート（更新情報）をメールで送ること。

❸ 重要ポイントの強調

特に、第３四半期の売上データと市場分析のセクションには注意を払って、正確な情報を提供するようにしてください。