段取り力とは、目標を達成するために、必要なタスクを効率的に計画し、実行する能力のこと。
段取り力が高い人は、仕事やプライベートで多くの成果を出し、周囲から頼りにされます。
当然職場での評価も高い。
｢あの人はできる｣と言われるビジネスパーソンの特徴のひとつです。
業務の能率化に対するニーズも高まっていることから…
今回は｢段取り力｣をテーマに解説！
具体的には、段取り力が高い人の２つの特徴とビジネスシーンでの活かし方を紹介します。
段取り力は、才能ではなくスキルです。
鍛えれば、誰でも身につく仕事術。
段取り力を向上させて、業務能率を高めましょう。
段取り力が高い人の２つの特徴
タスクに優先順位を適切につけることができる
段取り力の高い人の特徴、１つ目は「タスクに優先順位を適切につける」ことです。
タスクに優先順位をつけるとは、仕事の目的や目標に沿って、作業の重要度や緊急度を判断し、順番を決めること。
タスクに優先順位をつけることで、無駄な時間や労力を削減することができます。
優先順位のつけ方を３点紹介します。
自分に合った方法を見つけて、タスクの優先順位をつけてみましょう。
➊ ＡＢＣ法
タスクをＡ（最優先）Ｂ（次点）Ｃ（最低）の３つのグループに分ける方法
➋ アイゼンハワーのマトリクス
タスクを重要度と緊急度の２つの軸で分類する方法
➌ ポモドーロ・テクニック
タスクを優先度順にリストアップし、25分の集中時間と５分の休憩時間に分割する方法
ここでは、アイゼンハワーのマトリクスを紹介…
➊ Ａ領域：最初にやる
緊急かつ重要なタスクで、今すぐに対処しなければならないものです。
たとえば、期限間近のプロジェクトや重要なメールなどがあります。
➋ Ｂ領域：予定に入れる
重要だが緊急ではないタスクで、長期的な目標に関係するものです。
たとえば、長期プロジェクトの計画や自己啓発、人間関係の構築などがあります。
➌ Ｃ領域：ほかに任せる
緊急だが重要でないタスクで、早めに対処する必要があるが、自分でやる必要がないものです。
たとえば、経費の処理や社内レポートなどです。
➍ Ｄ領域：削除する
緊急でも重要でもないタスクで、やらなくても問題ないものです。
たとえば、一斉メールの対応や無意味な打合せなどです。
ビジネスシーンに応じて柔軟にタスクを実行できる
段取り力の高い人の特徴、２つ目は「ビジネス環境に応じて柔軟にタスクを実行できる」ことです。
優先順位は、自分視点だけでは決まりません。
たとえば重要度。
仕事の重要度は個々の主観により差が出ます。
ビジネスシーンでは、上司、取引先、顧客の価値観や嗜好により、想定していた優先順位を柔軟に変更することが必要です。
では、どのような対応が求められるか。
その観点を次に紹介します。
➊ 対：上司
上司からのタスクに対しては、期限や目標を確認し、進捗状況や問題点を定期的に報告することが必要。
上司に対して、自分の意見や提案を伝える場面もあります。
大切なことは、上司によって報告の頻度やタイミング、提案の順序などが変わることです。
タスクの優先順位も当然変わります。
まずは、コミュニケーションや観察をとおして、上司の価値観を知ることから始めましょう。
上司がどんな畑を歩いてきたか、その情報を得るだけでも優先すべきタスクが見えてきます。
たとえば、上司が法務畑出身であれば、秘密保持契約を先行するなどの順位づけが必要になります。
➋ 対：取引先
取引相手のタスクに対しては、相手のニーズや期待を把握し、自分（自社）の能力やリソースを考慮して、現実的な約束をすることが大切になります。
そのためには、現在自分（自社）にできることを把握しておくとともに、｢いつまでに何ができるか」という想定が必要です。
つまり、自分（自社）の業務遂行能力を踏まえて、あらかじめタイムスケジュールを含めた段取りを準備して交渉に臨むことが必須になります。
また、取引相手の状況や変化に対応できるように、常に情報収集や連絡を行うことも重要。
さらに、取引相手の状況やニーズの変化に応じて、当初の段取りに変更を加えていきます。
➌ 対：顧客
顧客からのタスクに対しては、顧客の満足度や感情を重視し、丁寧かつ迅速に対応することが大切になります。
また、顧客の要望や苦情に対応できるように、自分の権限や責任を明確にし、必要に応じて他の部署や上司と連携することも重要です。
とくに大切なのは、感情面の対応です。
顧客の欲しい、知りたい、行きたい、不安、心配といった感情を充足させることを、タスクの上位に位置づけます。
顧客から信頼を得るには、迅速な対応も重要。
このような対応が、リピーター数や売り上げ、ブランドの認知度などに貢献します。
段取り力が高い人のビジネスシーンでの活かし方
やるべきタスクを緊急度だけで埋めない
緊急度の高いタスクは、優先順位の上位にランキングされがちです。
しかし、キャリアを長い目で見たときに、自分の夢や目標を実現させるために必要な仕事も大事。
たとえば…
３つの仕事を並行してする場合は、緊急度と重要度の高いタスクを２つ。
緊急度よりも重要度が勝るタスクを１つ入れておく、という順位づけをしましょう。
緊急度の高い仕事のみこなして帰宅という毎日では、キャリア形成に必要なリソースが蓄積しません。
営業であれば、
【 商品知識力を高める 】
自社の商品やサービスの特徴やメリット、他社との差別化ポイントなどを理解しておく。
顧客からの質問にも的確に答えられるようにする。
【 情報収集力を高める 】
顧客や業界の動向、ニーズ、課題などを常に調べておく。
顧客に合わせた最適な提案ができるようにする。
【 プレゼンテーション力を高める 】
商品の魅力だけでなく、顧客の課題を解決する方法や効果を具体的に示す。
他社との比較や事例などの下調べ。
といった仕事は将来、自分の目標をかなえるための大切なキャリア資源になります。
時間汚染を防ぐ
時間汚染とは、複数のタスクを同時に処理しようとして、ひとつのタスクに集中できなくなる現象です。
時間汚染が起これば生産性が低下するだけでなく、時間に対する焦りや不安が生まれます。
優先順位をつけても実行の段階で混迷するのは、この時間汚染が原因。
その要因は「ながら作業」です。
Ａのタスクをしている最中に、Ｂのタスクが気になってその資料に手を伸ばす、といった行動が時間汚染を招きます。
時間汚染を防ぐ方法は、次の２点。
ひとつのタスクに集中できるように…
【 NotToDo リストで「しないこと」を決める 】
NotToDoリストを作ることで、仕事の効率や成果を高めることができます。
また、自分にとって本当に大切なことや重要なことが見えてくる、というよさもあります。
ただ「しない」ではなく、「気にしない」と心に決めることで時間汚染を防ぎましょう。
【 環境を整備する、または環境を変える 】
メールや電話などの通知をオフにすることだけでも効果があります。
そのタスクに集中できる環境を選択するのも効果的。
習慣にすれば「ここに来れば、これをする｣と脳が認識して、能率が上がります。
パレートの法則を活用して優先順位をつける
パレートの法則とは…
物事の結果や影響は、その要因や原因の一部によって生み出されることが多いという法則
たとえば、
- 売上の８割は、顧客の２割から生まれる
- 仕事の成果の８割は、時間の２割で達成される
…という見方・考え方です。
パレートの法則を活用すると、効率的に物事を進めたり、問題を解決したりすることができます。
重要な２割のタスクに注力することで、８割の結果や影響を得ることができるからです。
パレートの法則の活用とは、
- タスクのリストを分析し、タスクごとに成果や影響度を評価
- 成果や影響度が高いタスクを特定
- 成果や影響度が高いタスクを上位にランキング
…という手順で進める方法です。
パレートの法則を念頭にタスクの優先順位をつけると、能率的に仕事を進めることができます。
タスクを行動レベルに分解する
段取りは組むためには、ゴールに至るまでのプロセスを区切って、それぞれの段階でどう行動するかにまで分解する必要があります。
たとえば「営業成績を上げる」という場合…
- ゴール設定「新規の顧客開拓」
- 見込み客のリストアップ ＤＭ作成
- 電話によるアプローチ ＤＭ送付
- アポ取り 初回訪問 ニーズのヒアリング
- 提案内容の修正 見積作成
- 受注・契約
このように、具体的な行動レベルをイメージすることが段取りの肝です。
失敗の経験を生かす
段取りは、あくまで予想。
仕事に取りかかる前は、どの仕事を優先すべきか100％見通すことはできません。
自分がつけた優先順位が正しかったかどうかは、結果が出た後にしか正確にはわからない。
つまり、段取り力は経験によって磨かれていくものという理解が大切です。
- 初めての仕事は熟慮して取りかかる。
- 失敗したときは「どこで判断ミスをしたのか」省みる。
という反復で、段取りのセンスは磨かれていきます。
脳科学の研究によると、失敗すると、失敗に使われた脳の回路に電気信号が流れにくくなり、失敗しにくい脳に変わることがわかっています。
失敗の経験は、消去すべき選択肢を増やし、成功の確率を高めるということです。
ただし、失敗した経験が次に生きるのは、自分で選んだ感覚「自己決定感」がある場合です。
玉川大学研究所「失敗を成功のもと」にする脳のしくみを解明https://www.tamagawa.jp/research/brain/news/detail_6476.html
つまり、既定の段取りで仕事を進めても、経験値として蓄積されにくい。
段取り力向上のカギは、自ら段取りを組んだ経験の蓄積なのです。
土地勘のない仕事を担当する場合は、ChatGPTの利用が有効です。
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